Идеальная чистота в офисе не возникает сама собой. За безупречным порядком, который видят сотрудники и клиенты, стоит четкий план и его безукоризненное выполнение. Чтобы выработать правильный график уборки, нужно хорошо знать планировку вашего здания, режим работы людей и заранее просчитывать их потребности. Только так можно создать расписание, которое обеспечит постоянную чистоту, не отвлекая сотрудников от рабочего процесса.
С чего начать?
Прежде чем составлять график, нужно провести тщательную оценку объекта. Нельзя планировать уборку, не зная масштаба и специфики работы.
Необходимо обратить внимание на такие параметры, как площадь здания и проходимость разных его частей. Например, в вестибюле, где каждый день бывают тысячи человек, и в архиве, куда заходят раз в неделю, нужны разные подходы к уборке. Тип отделки тоже играет роль: паркет, ковролин, стеклянные перегородки и натяжные потолки требуют разных чистящих средств и методов уборки.
Эксперт компании «Гарант-Партнер» говорит, что очень важно понимать, как работают арендаторы. График уборки для офиса, который работает с 9 до 18, будет отличаться от графика для IT-компании с гибким расписанием.
Разделение на зоны: почему нельзя убирать все одинаково?
Чтобы график уборки был эффективным, нужно разделить здание на зоны, в зависимости от степени загрязнения. Например, в зонах с высокой проходимостью (вход, ресепшн, коридоры, столовые и туалеты) нужно убирать каждый день, а то и несколько раз в сутки. Как правило, там делают влажную уборку полов и протирают пыль.
В кабинетах и переговорных комнатах, где людей меньше, достаточно ежедневно выносить мусор, протирать столы и раз в неделю делать более основательную уборку.
Наконец, есть технические помещения (серверные, архивы, запасные выходы, чердаки), которые используются нечасто. Там достаточно убирать раз в месяц или даже раз в квартал. Такой подход помогает использовать ресурсы более эффективно.
Виды уборки: ежедневная, генеральная и сезонная
Помимо того, в графике необходимо четко указать, какие виды работ проводятся и как часто. Самая простая – это ежедневная поддерживающая уборка. Её цель – быстро убрать все, что накопилось за день: вынести мусор, протереть пыль, убрать в туалетах и на кухне.
Генеральную уборку обычно проводят раз в неделю или месяц. Она включает в себя мытье полов специальной техникой, чистку ковров, мытье окон, дверей и радиаторов, а также дезинфекцию сантехники. Лучше проводить такую уборку в выходные дни или вечером, чтобы не мешать работе офиса.
Также следует проводить сезонные работы, такие как мытье фасадов, чистка вентиляции и уборка территории после зимы или листопада. Для таких работ нужно отдельное планирование и специальное оборудование. А для мытья фасадов понадобятся специалисты по промышленному альпинизму. «Сезонная уборка фасада – обязательная процедура для поддержания имиджа и сохранности здания, – отмечает эксперт компании «Гарант-Партнер». – За зиму и осень на поверхности накапливаются грязь, реагенты и органические загрязнения. Плановое удаление этой грязи весной защищает материалы от коррозии и разрушения. Мы рекомендуем использовать современные методы: мягкую мойку, экологичные средства и работу квалифицированных специалистов. Лучше всего проводить эти работы два раза в год – весной и осенью».
Инструменты для планирования: от списков до продвинутых систем
Надо понимать, что сегодня для планирования графика уборок широко используются цифровые инструменты. Они помогают лучше контролировать процесс клининга здания.
Для того, чтобы улучшить качество клининга здания, необходимо составить подробные списки задач для каждой зоны и каждого вида уборки. Они помогают не забыть ничего важного. Эксперт компании «Гарант-Партнер» говорит, что если добавить к таким спискам фотографии, показывающие, как должно быть и как быть не должно, качество работы персонала повысится.
Чтобы координировать работу команды и следить за выполнением задач, можно использовать специальные приложения и CRM-системы для клининга. С их помощью можно ставить задачи в режиме реального времени, получать отчеты с фотографиями, следить за расходом материалов.
Изменения в графике уборки – норма жизни
Идеальный график – это не жесткое правило, а план, который можно менять при необходимости. Поняв это, вы сможете лучше подстраиваться под внезапные изменения, которые рано или поздно будут происходить. У каждого здания своя жизнь: проводятся конференции, идет ремонт. Всё это нужно учитывать при планировании.
Например, если в переговорных комнатах проходят большие мероприятия, нужно убирать там до и после мероприятия. Во время ремонта нужно как можно чаще убирать в соседних помещениях, потому что там скапливается больше пыли. В хорошем графике всегда предусмотрены время или люди для таких случаев.
Эксперт компании «Гарант-Партнер» советует каждый год проверять и корректировать график: «Это рабочий план, который должен регулярно адаптироваться к изменениям. Идеально составить его на год вперед, а затем каждый год или по необходимости проводить небольшой аудит. Анализируйте, изменилось ли количество сотрудников, проходимость помещений или рабочие процессы. Это позволяет своевременно корректировать частоту уборок, задачи и загрузку персонала».
Экономия: как найти баланс между качеством и ценой?
Отметим, что правильное планирование графика уборки помогает владельцам офисного здания сэкономить деньги на его содержание. Уборка, которая делается без плана, всегда обходится дороже, чем уборка, которая делается регулярно и по графику.
Хороший график позволяет правильно закупать чистящие средства, чтобы их не было слишком много и не слишком мало. Также можно точно рассчитать, сколько нужно сотрудников и как составить смены, чтобы всем было удобно работать. Кроме того, регулярный и правильный уход помогает сохранить отделочные материалы в хорошем состоянии дольше, а это тоже экономит деньги.
Ни в коем случае не стоит жалеть времени и сил на создание продуманного графика уборки. Это окупится многократно. Чистота создает приятное впечатление о здании, радует арендаторов и помогает сохранить имущество в хорошем состоянии на долгие годы.
